Es geht um eine Wohngemeinschaft (WG) in der Nähe von Wuppertal mit 7 behinderten jugendlichen Bewohnern und rund 20 Mitarbeitern. Die komplette Verwaltung und Dokumentation basierte bisher auf Papier-Checklisten und MS Word bzw. Excellisten. Die Betreuer mussten bisher rund 30 % ihrer Zeit für verwalterische Tätigkeiten aufwenden - wertvolle Zeit, in der sie sich nicht um die Bewohner kümmern konnten. Angesichts knapper personeller Ressourcen und Budgets war diese Situation nicht länger haltbar. Deshalb wurde 2023 eine Software entwickelt, die jedoch bei den Mitarbeitern wenig Akzeptanz erreichte.
Ablösung der alten Software durch die Branchen-Software für betreute (integrative) Wohngemeinschaften wg-easy.com. Dabei sollten alle bisherigen Inhalte übernommen und in die neue Software eingespielt werden. Auch die Schulung der Mitarbeiter und Einrichtung der Tablets war Bestandteil des Auftrags.
Die Betreuer sind auch weiterhin mit einem Tablet ausgestattet mit dem sie ihre Arbeitszeit erfassen, durch die fälligen Aufgaben und Termine geführt werden und alle Schritte einfach dokumentieren können. Die Geschäftsleitung hat ein Tool an der Hand mit dem sie Dienstpläne erstellen, die Zeiterfassung exportieren und den laufenden Betrieb im Auge behalten können.
Auszug aus dem Funktionsumfang:
Die wiederkehrenden Aufgaben pro Tag / Woche / Monat / Quartal können hier verwaltet werden. Je nach eingestellter Dienst- oder Uhrzeit werden die Aufgaben für die Mitarbeiter regelmäßig auf dieser Basis generiert und stehen in der Tagesansicht der zu erledigenden Aufgaben zur Verfügung.
In die Aufgaben können bereits Zuständigkeiten, Mengenangaben z.B. für die Medikamentengabe oder feste Uhrzeiten eingetragen werden.
Für Dienstpläne oder die WG-Termine kann die Kalenderdarstellung gewählt werden. Hier erhält man einen schnellen Überblick zu den Einteilungen. Zusätlich kann auf die Wochen- oder Tagesansicht gewechselt werden um zusätzliche Details zu sehen. Auch eine Filterfunktion steht zur Verfügung über die man sich z.B. nur bestimmte Mitarbeiter oder Urlaube anzeigen lassen kann.
Ein zeitsparendes Formular unterstützt bei der Eintragung von Dienstzeiten, Urlauben oder Krankheit. Bei der Planung ist die Einrichtung komplett flexibel, da neben festen Dienstzeiten auch die Eingabe von Uhrzeiten möglich ist. Selbstverständlich sind Eintragungen auch direkt über den Kalender möglich oder bestehende Termine können einfach dupliziert und angepasst werden.
Alle wichtigen Daten können hier übersichtlich - verteilt auf mehrere "Reiter" - nachgesehen und aktualisiert werden.
Ob Arbeitszeit- und Urlaubskonten oder die Abrechnung von Fachleistungsstunden - der übersichtliche Controlling-Bereich bietet vielfältige Auswertungsmöglichkeiten
